Datenschutzrichtlinie
Zuletzt aktualisiert: September 2026
1. Verantwortlicher
BriefBot / Gabriel Marchesan Almeida / c/o Postflex PFX-690-554, Emsdettener Str. 10, 48268 Greven, Deutschland / E-Mail: contact@brief-bot.app
2. Erhobene Daten
| Datenkategorie | Zweck | Rechtsgrundlage (DSGVO Art. 6) |
|---|---|---|
| Name, E-Mail-Adresse | Kontoerstellung und Anmeldung über Google oder „Mit Apple anmelden“ (iOS-App) | §1(b) — Vertragserfüllung |
| Briefinhalte (Text/PDF) | KI-Analyse | §1(b) — Vertragserfüllung |
| Analysehistorie | Gespeicherte Ergebnisse zu Ihrer Referenz | §1(b) — Vertragserfüllung |
| Zustimmungsaufzeichnungen + Audit-Protokoll | DSGVO-Compliance-Dokumentation | §1(c) — Rechtliche Pflicht |
| Sitzungstoken | Authentifizierung | §1(b) — Vertragserfüllung |
| Kontaktformular-Nachrichten | Kundenunterstützung | §1(b) — Vertragserfüllung |
| Analytics-Daten (optional) | Produktverbesserung | §1(a) — Einwilligung (Speicherung auf dem Endgerät: §25 Abs. 1 TDDDG) |
| PDF-Dokumente (hochgeladen oder kamerageneriert) | Dokumententresor — sichere Aufbewahrung der Originalbriefe | §1(b) — Vertragserfüllung |
3. Speicherdauer
- Briefanalysen: automatisch nach 90 Tagen gelöscht
- Kontodaten: beibehalten, während Ihr Konto aktiv ist
- Nach Kontolöschung: Personendaten innerhalb von 30 Tagen anonymisiert; Analysezeilen (anonymisiert) 180 Tage aus rechtlichen Gründen beibehalten
- Zustimmungsprotokolle: 3 Jahre lang beibehalten (rechtliche Pflicht)
- Sitzungstoken: nach 30 Tagen gelöscht
- Kontaktformular-Nachrichten: nach Antwort gelöscht (max. 90 Tage)
- PDF-Dokumente (Dokumententresor): komprimiert in unserer Datenbank gespeichert (Neon, AWS-Rechenzentrum in Frankfurt, Deutschland); automatisch nach 90 Tagen zusammen mit der Analyse gelöscht, beim Löschen der Analyse oder bei Kontolöschung
4. Auftragsverarbeiter
Wir setzen die folgenden Dienstleister ein. Dienstleister, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, tun dies auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO). Google und Apple erhalten Daten nur, wenn Sie sich für die Anmeldung über diese Dienste entscheiden.
| Service | Zweck | Standort | Datenschutz |
|---|---|---|---|
Mistral AIKI-Anbieter | KI-Analyse Ihrer Briefe (Text und Bilder) | Frankreich (EU)EU | |
Vercel | Hosting der Website und des Backends (Server, Edge-Netzwerk) | USA (Vercel Inc.) — globales Edge-NetzwerkDrittland | |
Neon (PostgreSQL) | Datenbank (Kontodaten, Analysen, Verlauf, Original-PDFs der Briefe) | USA (Neon Inc.); Datenbank gehostet bei AWS eu-central-1 (Frankfurt, Deutschland)Drittland | |
Stripe | Zahlungen im Web und Abonnementverwaltung | USADrittland | |
RevenueCat | Verwaltung von In-App-Abonnements (App Store / Google Play) in der mobilen App | USADrittland | |
Resend | Transaktions-E-Mails (z. B. Erinnerungen, Konto-E-Mails) | USADrittland | |
Sentry | Fehler- und Absturzüberwachung (technische Diagnosedaten) | USA (Functional Software Inc.); Datenspeicherung in der EU-Region von Sentry (Deutschland)Drittland | |
Google | Anmeldung mit Google (OAuth) — nur wenn Sie diese Option wählen | USADrittland | |
Apple | „Mit Apple anmelden“ (iOS-App) — nur wenn Sie diese Option wählen | USADrittland |
Internationale Datenübermittlungen: Mistral AI (Frankreich) verarbeitet Daten innerhalb der EU. Vercel, Neon, Stripe, RevenueCat, Resend, Sentry, Google und Apple sind Unternehmen mit Sitz in den USA; personenbezogene Daten können daher in die USA übermittelt oder von dort aus abgerufen werden, auch wenn sie in der EU gespeichert sind. Ist der Empfänger nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission (Art. 45 DSGVO); andernfalls auf Grundlage der von der Europäischen Kommission erlassenen Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).
5. Ihre Rechte (DSGVO Art. 12–23)
- Art. 15 — Zugriff: Exportieren Sie Ihre Daten über Konto > Datenschutz > Daten exportieren
- Art. 16 — Berichtigung: Kontaktieren Sie uns, um Ihre Daten zu korrigieren
- Art. 17 — Löschung: Löschen Sie Ihr Konto über Konto > Datenschutz > Konto löschen
- Art. 18 — Einschränkung: Kontaktieren Sie uns, um die Verarbeitung einzuschränken
- Art. 20 — Portabilität: Exportieren Sie Ihre Daten in maschinenlesbarem Format
- Art. 7 Abs. 3 — Widerruf der Einwilligung: Sie können Ihre Einwilligung in Analysen jederzeit in den Kontoeinstellungen (Datenschutz) oder über die Cookie-Einstellungen widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt
- Art. 77 — Beschwerde: Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, z. B. bei der für uns zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW) oder bei der Behörde an Ihrem Wohnort.
Um Ihre Rechte auszuüben, kontaktieren Sie: contact@brief-bot.app. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen (DSGVO Art. 12).
6. Cookies
| Cookie | Typ | Zweck | Dauer |
|---|---|---|---|
| __Secure-authjs.session-token | Erforderlich | Authentifizierungssitzung | 30 Tage |
| briefbot-cookie-consent | Erforderlich | Zeichnet Ihre Cookie-Präferenzen auf | 1 Jahr |
| Analytics-Cookies | Optional (Zustimmung erforderlich) | Nutzungsanalyse — standardmäßig nicht gesetzt; nur nach Ihrer aktiven Einwilligung (§25 Abs. 1 TDDDG) | 90 Tage |
Verwalten Sie Ihre Einstellungen über das Cookie-Banner oder Cookie-Einstellungen. Cookie-Einstellungen.
7. Kontakt
Datenschutzanfragen: contact@brief-bot.app / Rechtliche Anfragen: contact@brief-bot.app
Wir haben derzeit keinen benannten Datenschutzbeauftragten (DSB), da wir die Schwellenwerte von DSGVO Art. 37 nicht erfüllen. Für Fragen zum DSB kontaktieren Sie bitte die E-Mail oben.
8. Änderungen dieser Richtlinie
Wir können diese Richtlinie aktualisieren. Wesentliche Änderungen werden per E-Mail oder In-App-Benachrichtigung mindestens 14 Tage vorher mitgeteilt.
9. Verhaltensanalyse
Die Verhaltensanalyse ist freiwillig und standardmäßig deaktiviert. Nur wenn Sie aktiv einwilligen, erhebt BriefBot pseudonymisierte Daten darüber, wie Sie die Anwendung nutzen. Dazu gehören:
- Besuchte Seiten und Verweildauer auf jeder Seite
- Verwendete Funktionen (z. B. Kamerascan, Chat, Erinnerungen, Glossar)
- Angeklickte Schaltflächen und ausgeführte Aktionen
- Sitzungsdauer und Nutzungshäufigkeit
- Ausgewählte Upload-Typen (Text, PDF, Bild, Kamera)
Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO); eine Speicherung von oder ein Zugriff auf Informationen in Ihrem Endgerät zu diesem Zweck erfolgt nur mit Ihrer Einwilligung (§25 Abs. 1 TDDDG). Eine Ablehnung hat keine Auswirkungen auf die Nutzung von BriefBot. Die Daten sind mit Ihrem Konto verknüpft, werden niemals an Dritte weitergegeben und höchstens 90 Tage gespeichert; danach werden die Rohdaten automatisch gelöscht. Aggregierte, anonymisierte Erkenntnisse werden zur Verbesserung des Dienstes aufbewahrt.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit unter Konto → Datenschutz → Erweiterte Analysen oder über die Cookie-Einstellungen widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Nach der Deaktivierung werden keine Verhaltensereignisse mehr erfasst.